Como um Sistema de Agendamentos Online pode Ajudar Clínicas na Área da Saúde?

A crescente demanda por serviços voltados à saúde aumenta a necessidade por um sistema de agendamento médico. Hospitais, clínicas odontológicas, psicólogos e nutricionistas buscam por uma solução única capaz de lidar com o agendamento de consultas, informações dos pacientes, gestão de tempo e desempenho da equipe. Sistemas de agendamentos online, por outro lado, oferecem incontáveis benefícios que não apenas auxiliam no agendamento de consultas, mas também na administração geral das clínicas.

Todos já tivemos que esperar por horas no telefone para marcar uma consulta, fornecer informações na recepção e, por fim, sentar e aguardar na sala de espera pela nossa vez. Ainda que o agendamento manual seja ótimo para gerenciar agendamentos, eles não são a melhor opção no que se refere a mudanças de informação – tais como cancelamentos ou alterações nos horários.

Por que clínicas precisam de um sistema de agendamento online?

Fonte: imagem tirada da internet

Um sistema de agendamento online não serve apenas para marcar consultas: ele também mantém tudo sob controle. Da perspectiva do paciente, isso torna o processo de agendamento mais simples com poucos cliques. Para as clínicas, facilita o trabalho da equipe por meio da automatização do trabalho manual. Sistemas de agendamento são ótimos também para manter rastro das visitas dos clientes e melhorar as relações entre clínica e paciente.

Existe uma gama de fatores dos quais clínicas de diversas áreas podem se beneficiar:

  1. Conveniência

Sim, essa é uma palavra clichê usada para descrever tudo que é online. Mas aqui está o porquê: sistemas de agendamento operam 24 horas por dia, 7 dias por semana. Pacientes que trabalham ou têm outras responsabilidades durante as horas comerciais podem ter dificuldades para entrar em contato nessas horas. Nesse contexto, os sistemas de agendamento ajudam os clientes a escolher os horários disponíveis mesmo quando as clínicas estão fechadas.

O mesmo se aplica à equipe: profissionais precisarão apenas conferir o sistema para checar o calendário, acompanhar mudanças feitas nas consultas ou adicionar informações. Chega de ficar na recepção respondendo as mesmas perguntas.

Um sistema de agendamento para clínicas acaba com o problema das informações desencontradas entre pacientes e equipes médicas e administrativas.

  1. Faturamento Online

Pagamentos online são outro aprimoramento de sistemas de agendamento online que podem elevar o desempenho de empreendimento. Uma vez que todas as informações são mantidas a salvo, os clientes se sentem mais seguros e mais confiantes em relação à clínica.

Pagamentos online não apenas oferecem segurança aos clientes, mas também aos funcionários. Pacientes que fazem agendamentos online e pagam com antecedência têm menos probabilidade de perder seus horários. Isso minimiza faltas e a equipe pode manter seu cronograma cheio.

Não-comparecimentos causam grandes problemas à alocação de recursos e qualidade do serviço. Estatísticas indicam que, consultas perdidas causam prejuízos de cerca de US$1.060 por dia às clínicas. Portanto, um sistema de agendamentos online possui grande impacto sobre a geração de receita de instituições voltadas à saúde.

  1. Ajuda a equipe e a administração de recursos

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Com a experiência tradicional de agendamentos, a equipe administrativa gasta mais de 10 horas por semana respondendo chamadas telefônicas e e-mails. Reservar tarefas manuais a um sistema de agendamentos online garantirá aos funcionários algum tempo extra para focar em outras áreas mais importantes.

Agendamentos em papel são sinônimos também de mais pastas – mais espaço físico que pode ser utilizado por instalações da clínica. O sistema de agendamentos online armazena todos os dados dos pacientes em um único arquivo e simplifica a gestão de informações.

Profissionais ou funcionários podem analisar os dados do paciente, seu histórico médico e serviços requisitados. Dessa forma, a equipe pode acessar as informações e se preparar minuciosamente para cada consulta sem causar transtornos ao trabalho do setor administrativo.

  1. Mais satisfação ao cliente

De acordo com o portal Envato, 80% dos clientes levam o serviço ao consumidor em consideração tanto quanto os produtos e serviços da empresa. Mas como é possível melhorar sua experiência do consumidor com dados confusos espalhados entre diferentes funcionários?

Um sistema de agendamentos online ajuda pacientes a agendar consultas a qualquer hora, de qualquer lugar. Com a experiência profissional da sua equipe, eles são livres para escolher os profissionais à sua própria vontade.

Esse tipo de sistema é também uma ótima alternativa para aqueles que têm problemas em explicar suas nuances médicas por telefone: por meio de questionários fornecidos nos formulários de registro, essas pessoas têm a chance de analisar sua condição de saúde a nível pessoal e ser específicas com as respostas.

Recursos básicos que todo sistema de agendamentos deve ter

O agendamento de consultas é a espinha dorsal dos serviços online de clínicas. Se você ainda não possui um, existem recursos essenciais que todo sistema de agendamentos online deve ter.

  1. Perfil do profissional

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O sistema é o primeiro lugar no qual os pacientes veem os profissionais. Essa é a razão pela qual a plataforma deve ter um lugar em que os especialistas possam adicionar suas informações profissionais e atualizá-las com frequência. Esse deve incluir a especialidade do profissional, localização de sua clínica, foto e valores das consultas e serviços.

A listagem de perfil facilita o processo de tomada de decisões por parte dos pacientes e os ajuda a se conectar aos profissionais certos sem a necessidade de falar com terceiros. Isso não apenas auxilia na exibição dos perfis dos especialistas, mas também age como uma prova de experiência para as clínicas.  

  1. Perfil do paciente

O perfil do paciente tem igual valor ao perfil do profissional no sistema de agendamentos e deve incluir informações pessoais e total acesso para que os profissionais analisem os casos antes das consultas. Dependendo da natureza do histórico médico do paciente, os perfis podem ser autorizados por meio de uploads de documentos ou reservas de informações.

  1. Opção de busca

Se sua clínica emprega vários profissionais de várias especialidades, seu sistema de agendamentos deve ter uma opção de busca – pacientes podem achar difícil ver todos os profissionais listados e escolher o certo.

A opção de busca permite que pacientes filtrem os perfis dos profissionais de acordo com suas categorias, localidades e taxas. Falando em localização, a integração de mapa é outro significativo recurso que deve estar presente em um sistema de agendamentos. Se você tem múltiplas clínicas, incluir mapas juntamente com os profissionais disponíveis ajudará os pacientes a serem mais precisos a respeito de seus horários.

  1. Pagamentos online

A integração com gateways de pagamentos online é outra das conveniências dos sistemas de agendamento online. Pacientes que fazem agendamentos online têm menos chances de perder suas consultas, visto que todos os serviços são associados a pagamentos. Integrar pagamentos online ao seu sistema de agendamentos online também reduzirá a taxa de faltas e eventualmente minimizará o risco de perda de receita.

Isso também cultiva a confiança dos pacientes, visto que sistemas de agendamento online são seguros e as informações são mantidas a salvo.

  1. Notificações

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Outra forma de assegurar o tempo e dinheiro da sua equipe é por meio do envio de notificações. Implementar lembretes em seu sistema manterá tanto pacientes quanto membros da equipe alertas em relação aos horários e diminuirá o tempo de espera e faltas.

Com um sistema de agendamentos online, você pode criar mensagens de texto personalizadas para aprovações, cancelamentos e atualizações de consultas e confirmações de pagamentos e automatizá-las se necessário.

É possível também criar notificações de lembrete para antes e depois dos agendamentos para certificar-se de que as consultas acontecerão na hora certa. Notificações podem ser enviadas na forma de e-mails ou SMS para seus pacientes e equipe.

  1. Formulários de agendamento

Serviços voltados à saúde geralmente exigem que os clientes insiram informações específicas sobre suas condições. Por exemplo, é possível pedir aos pacientes que preencham os campos necessários e adicionem os resultados de seus exames ao sistema antes de agendarem uma consulta.

Por que usar um sistema de agendamentos online?

Se você tem um website, é possível integrar facilmente um sistema de agendamentos com ele. Esse tipo de ferramenta geralmente conta com várias opções de personalização, como layouts, esquemas de cores, modelos de página única e variadas e opções customizadas de design. Você pode também adicionar serviços, perfis de usuários e designs de acordo com suas necessidades.

Integrar um sistema de agendamentos diretamente ao seu website o ajudará a administrar sua presença online e seus agendamentos em um só lugar. Com suporte ao cliente e atualizações, esses sistemas fornecem todas as funcionalidades que, em outro cenário, seriam dispendiosas.

Agendamento Link é um sistema de agendamentos online que possibilita a total personalização e automação de agendamentos online. Do agendamento à avaliação de desempenho, você pode executar todos os procedimentos técnicos do sistema de agendamentos médicos.

Fonte: Página Inicial Agendamento Link

Sincronização com o Google Agenda e integração ao Zoom e a plataformas de pagamento como Mercado Pago e PagSeguro são partes insubstituíveis da clínica online que você pode construir com o Agendamento Link. Um inteligente painel de controle o ajudará a analisar a performance diária, semanal ou mensal de sua equipe, localidades ou serviços.

Outra vantagem do Agendamento Link para clínicas é o recurso que disponibiliza cupons e vale-presentes que o ajudam a melhor se conectar aos pacientes e melhorar a experiência do consumidor. Se inscreva no teste grátis de 30 dias para descobrir mais benefícios do sistema Agendamento Link para o desenvolvimento de sua clínica.

Conclusão

Hoje, tivemos a chance de aprender quão importante é um sistema de agendamentos para a administração e rentabilidade de clínicas voltadas à saúde. A integração desse sistema é vital para a gestão da equipe e para o fornecimento do cuidado necessário a pacientes sem exaurir a ninguém.

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