Erros nos Agendamentos que Devem Ser Evitados

O que são agendamentos?

Agendamentos são uma ótima forma de obter resultados de forma eficiente. Você impressionará seus clientes com a quantidade de tempo que é capaz de oferecer-lhes, o que o ajudará a manter seu negócio fluindo sem problemas em casa.

Por outro lado, você pode ficar surpreso em saber que existem vários erros comuns na hora de fazer agendamentos. Esses erros podem resultar em horários perdidos, clientes insatisfeitos e até mesmo fracassos!

A inabilidade de gerenciar agendamentos é uma das principais causas de fracassos de negócios. Isso pode não ser tão simples quanto manter a agenda da equipe atualizada e oferecer aos clientes, consumidores e pacientes a oportunidade de agendar online.

Por que agendamentos são importantes?

Com a pandemia ficando mais intensa, é importante garantir a segurança dos clientes. Agendamentos se tornaram uma parte integral desse processo – eles permitem interações online diretas e ajudam a construir confiança para que você possa melhorar mais rápido sem quaisquer preocupações ou riscos envolvidos ao visitar algum lugar. Com tudo isso em mente, agendamentos garantem conveniência e são personalizados, o que os torna uma estratégia líder de ambas as perspectivas: dos negócios e dos consumidores.

Você pode economizar tempo e dinheiro automatizando o sistema de reservas da sua companhia com essa plataforma de agendamentos de fácil utilização. Seus funcionários não precisarão mais gerenciar os compromissos manualmente, uma vez que os horários serão automaticamente atualizados em suas agendas para que não passe despercebido quando alguém fizer um cancelamento de último minuto ou agendar um novo horário. Além disso, os clientes acharão simples também: eles apenas precisarão inserir a data/hora desejada para receber a confirmação instantânea sem precisarem sempre enviar um e-mail com antecedência.

Tudo que você precisa é de um sistema de agendamentos!

Um software de agendamentos online é uma ótima forma de aumentar a satisfação de seus clientes e maximizar o tempo gasto em cada visita individual.

Visitas de rotina tendem não apenas a ser mais lucrativas, mas também seguras para membros da equipe, uma vez que existem menos oportunidades de reagendamentos ou cancelamentos de último minuto que com sistemas em papel.

O software de agendamentos online certo pode ser difícil de encontrar e também levar aos maiores e mais comuns erros de agendamento. Você precisa de um que conte com os recursos e funcionalidades de que seu negócio precisa, mas também ofereça um bom custo-benefício para que você também sinta confiança em suas capacidades. Na realidade, escolher um software inapropriado está no topo da lista de erros de agendamento que podem tornar sua empresa um pesadelo. Se você não sabe como escolher um, continue lendo!

Mas primeiro, vamos entender como evitar erros nos agendamentos

1. Sistema errado, estratégia errada

Como mencionamos acima, escolher o sistema errado poderia deixar sua companhia de ponta cabeça. A ferramenta perfeita de lembretes de agendamentos deve ser adaptada para atender as necessidades específicas de cada empresa.

Se você procura pelo melhor sistema, o Agendamento Link deveria ser sua escolha inicial para evitar erros comuns na hora de fazer um agendamento. Esse sistema contém tudo de que você precisa para um agendamento fácil.

O Agendamento Link conta com recursos como integração com Zoom, sincronização com o Google Calendar, várias opções de pagamento (WooCommerce, Mercado Pago e PagSeguro), notificações (SMS, WhatsApp, e-mail), agendamentos de grupo, tradutor, criador de formulários e assim por diante.

Agendamentos online nunca foram tão fáceis com Agendamento Link. Todos esses recursos, assim como alguns adicionais, tornam o sistema uma ótima escolha para indivíduos ou empresas de qualquer tamanho que estejam buscando agendar sua próxima reunião rápida e facilmente de qualquer lugar no mundo. Teste por 30 dias grátis para conhecer todos os recursos!

2. Não subestime lembretes

Esquecer um agendamento é uma ocorrência comum, especialmente se ele foi planejado com dias ou semanas de antecedência, mas não ter um sistema de lembretes configura um erro relevante de agendamento. Não-comparecimentos são outro problema inteiramente diferente que pode ser abordado através de lembretes aos clientes. Notificações lembrete são uma forma econômica e fácil de nutrir leads. A melhor parte? Você pode reduzir seus índices de falta ao mesmo tempo em que economiza dinheiro.

Se você deseja ter uma taxa mais alta de comparecimentos, certifique-se de que seu cliente será lembrado de seu próximo compromisso. Alertas automáticos para esses lembretes ajudarão com cancelamentos e tempos de espera caso seus clientes precisem de mais um dia ou dois antes de estabelecer uma reunião de emergência.

Lembretes são uma ótima forma de lembrar seus clientes de seus próximos agendamentos. Notificações fazem com que eles se sintam cuidados e tornam mais provável que eles voltem. Então, você deve sempre mandar lembretes via e-mail ou SMS quando eles marcarem um horário e com um ou dois dias de antecedência.

3. Não envie notificações demais

Enviar lembretes demais também é um dos maiores erros de agendamento. Algumas pessoas podem estar inclinadas a pensar que encher a caixa de entrada de SMS é uma coisa boa. No entanto, isso apenas deixará o cliente irritado e menos eficiente do que ele era antes de você começar a enviar mensagens.

4. Não deixe que faltem informações

Sempre é possível identificar quando alguém é novo na internet. Essas pessoas desejam saber exatamente no que estão se metendo antes de tomar qualquer decisão, mesmo que isso signifique que você não será capaz de oferecer seus serviços ou produtos.

Em sua página de agendamento, inclua informações claras e deixe que os clientes saibam o que esperar do seu serviço. Inclua alguns guias ou diretrizes para garantir que todos tenham uma boa experiência.

Uma oportunidade perdida de impressionar os clientes é o que acontece quando seus lembretes de agendamento não contam com todas as informações de que precisam. Eles podem acabar confusos ou incertos sobre os próximos passos, de forma que você corre um alto risco de que eles tenham uma experiência desagradável com sua empresa.

5. Certifique-se de que sua equipe saiba

Não se trata apenas de seus clientes. É essencial que a equipe entenda como pode oferecer o suporte necessário de acordo. As lacunas entre o conhecimento da equipe e práticas empresariais caóticas frequentemente levam a inconsistências em diferentes áreas das ofertas de produtos ou serviços da sua empresa.

Não permita que sua empresa falte com isso! Se você não tem uma estrutura organizacional estabelecida, isso é, uma linha de montagem passo-a-passo que funcione como uma checklist para cada agendamento confirmado, pode acabar com clientes insatisfeitos.

6. Pergunte aos clientes

O próximo erro comum de agendamento é não fazer as perguntas relevantes. Como proprietário, é sua responsabilidade saber o que você deseja extrair da experiência.

Incertezas sobre seu público-alvo podem aumentar os custos de aquisição de clientes, resultando em um baixo ROI. Conhecer os indivíduos que você pretende atingir o ajudará a estabelecer expectativas melhores e atingi-las com seu orçamento, esclarecendo o que é esperado de ambos os lados envolvidos nessa interação.

7. Evite métodos incertos de pagamento

Para facilitar a vida do cliente, peça-o para pagar uma taxa de agendamento ou consulta através do gateway de pagamento. Isso ajudará a rastrear quaisquer faturas que possam ter sido esquecidas em buscas futuras.

Por exemplo, Mercado Pago e PagSeguro são os instrumentos de pagamento mais utilizados globalmente, o que os torna incrivelmente importantes para qualquer companhia que precise de uma forma fácil para que clientes de todo o mundo efetuem seus pagamentos.

WooCommerce é uma plataforma de e-commerce gratuita e de fácil utilização que tem sido instalada em milhões de websites. Com plataformas compatíveis em todos os países, não surpreende que tantas pessoas amem usar essa ferramenta em suas empresas.

Além disso, pagamentos de garantias podem resolver alguns erros comuns de agendamento. Com esse recurso, o cliente precisa pagar uma taxa de garantia por seu agendamento durante o processo de reserva. Ele pode então seguir adiante e agendar a qualquer momento ou cancelar sem que hajam perguntas.

Mas e se eles não aparecerem antes que o pagamento inicial seja processado? Você vai voltar para casa com algum dinheiro extra no Mercado Pago/PagSeguro, uma vez que esses sistemas encorajam usuários que pagaram por garantias a não apenas fazer esses pagamentos, mas a coletá-los, se possível. Ou talvez WooCommerce seja mais atraente, uma vez que suporta ambos os métodos de inserção de cartão de crédito online.

8. Peça feedbacks

O melhor jeito de melhorar seu processo de agendamentos é coletar feedbacks dos clientes sobre o que eles pensam. Se você ainda não está pedindo por esse tipo de informação, da próxima vez que alguém agendar um horário ou passar pela sua porta, certifique-se de perguntar como foi.

Existem muitas formas de tornar a experiência melhor para todos. Talvez você possa tentar perguntar às pessoas que tenham tido uma interação negativa com seu sistema como ele poderia ser melhorado ou sugerir mudanças você mesmo.

Manter seus clientes satisfeitos é essencial para o sucesso a longo prazo. O feedbacks deles o ajudará a melhorar como as coisas são feitas, e eles podem acabar se tornando fãs leais.

Conclusão

Esses erros de agendamento deveriam ser evitados desde o início do desenvolvimento da empresa. Uma boa regra ao questionar sobre como evitar erros de agendamento é sempre se manter atualizado para que, nada de errado que aconteça uma vez, se repita – porque desse modo, o aprendizado dessas experiências importaria menos que o fracasso.

Esperamos que esse artigo tenha ajudado a evitar alguns erros comuns de agendamento durante esses agitados períodos do ano, porque manter as prioridades ajudarão a manter as coisas funcionando sem imprevistos.