10 Formas de Aumentar a Taxa de Comparecimentos com um Sistema de Agendamentos

Quando um cliente cancela um agendamento no último minuto, isso pode ser muito estressante. Não comparecimentos, por outro lado, desencadeiam muito mais que apenas irritação. Eles são desperdícios de tempo e dinheiro.

Quando qualquer pessoa cancela ou remarca uma reunião de última hora, você quase certamente será incapaz de fazer um encaixe. Como resultado, seu moral fica baixo e você perde uma chance de fazer dinheiro. Quando isso acontece, começamos a fantasiar sobre quão maravilhoso seria se nenhum agendamento fosse cancelado ou atrasado.

Felizmente, existem vários recursos que podemos usar para melhorar nossa taxa de comparecimentos. Nesse artigo, listamos 10 formas de aumentar a taxa de comparecimentos da sua empresa:

Garanta aos clientes uma excelente experiência para que eles voltem

Ainda é essencial ter um produto ou serviço fantástico. No entanto, se você não construir relacionamentos positivos com seus clientes, isso será praticamente inútil.

Um atendimento bem-sucedido demonstra que você valoriza o tempo e os interesses dos seus clientes e faz o possível para que eles se sintam satisfeitos.

Você deve fazer com que os clientes se sintam importantes e respeitados ao mesmo tempo em que busca soluções rápidas para os problemas deles. Uma vez que apenas poucas companhias são capazes disso, você pode fazer parte dessa pequena parcela e, desse modo, deixar seus clientes mais inclinados a comparecer aos compromissos.

Demita clientes problemáticos

Uma coisa que você deve ter em mente é que seus clientes dependem de você tanto quanto você depende deles para dirigir sua companhia. Se eles estão faltando a reuniões, remarcando no último minuto ou se atrasando, você deve refletir se mantê-los é benéfico para você ou apenas causa complicações.

Um cliente que cancela consistentemente no último instante, deixando você com pouco tempo para encaixar outra pessoa, muito provavelmente está causando problemas e aumentando sua taxa de não comparecimentos. Ou talvez ele nem se preocupe em remarcar e simplesmente não apareça, ao que você continua tentando contatá-lo para entender o motivo da falta e reagendar a reunião.

Esse tipo de cliente não apenas desordena seu cronograma como também desvia sua atenção de outras pessoas que possam precisar da sua assistência – pode ser, por exemplo, que alguém peça uma consultoria com você imediatamente, mas você recusa porque já tem um compromisso marcado. Nesse contexto, se você soubesse que o primeiro cliente cancelaria novamente a reunião, você atenderia o segundo.

Tenha um Sistema de Agendamentos Online

Clientes atualmente recorrem à internet por qualquer informação de que precisem. Dessa forma, é vantajoso ter um sistema de agendamentos online como o Agendamento Link, pois assim, os clientes não ficarão limitados às opções fornecidas por representantes de serviços. Ao invés disso, eles poderão escolher e modificar seus agendamentos por conta própria.

Um sistema de agendamentos pode tornar todo o procedimento de agendamento mais simples e rápido. Agendamento Link é um dos melhores sistemas e conta com vários recursos. Para citar apenas dois deles, a plataforma conta com suporte a pagamentos via Mercado Pago e PagSeguro e possibilidade de agendamentos grupais.

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Além disso, uma vez que os clientes possam ver todas as escolhas disponíveis antes de selecionar a mais adequada, a probabilidade de que eles percam o compromisso é menor, e, como consequência, a taxa de comparecimentos aumenta.

Se você não sabe como escolher o melhor sistema de agendamentos, faça uma pesquisa minuciosa e defina quais recursos você busca em um bom sistema.

Demonstre os lucros

Pode até ser que você tenha algo vital que seus clientes querem quando agendam uma reunião com você. No entanto, como acontece com qualquer um de nós, é possível que, ao perceber que não terão tempo, eles simplesmente desconsiderem a reunião e faltem.

Você deve ser aquele a lembrá-los dos benefícios de comparecer aos compromissos. Muitos clientes descobrirão, desse modo, que o agendamento pode ter muito mais a oferecer do que aquilo que eles esperavam.

Dependendo de como você apresente isso a eles, eles começarão a esperar ansiosamente por cada horário com você.

Crie uma lista de espera

Por razões inexplicáveis, sempre desejamos aquilo que não podemos ter. E até que encontremos um modo de conseguir o que queremos, podemos esperar. Surpreendentemente, quanto mais longa a espera, mais atraente se torna a recompensa. Por exemplo, vamos à universidade pensando em nos graduar em alguns anos. Muitos descrevem isso como o início de uma nova vida, pela qual esperamos ansiosamente. Quando mais próxima se torna a graduação, mais ansiosos ficamos.

Agendamentos funcionam do mesmo modo. Quando as pessoas participam de uma lista de espera, isso significa que fazer um agendamento com você é difícil e elas terão que entrar na lista para se encontrarem com você.

Outro benefício de uma lista de espera para sua taxa de comparecimentos é que ela torna o trabalho ainda mais acessível: você não terá que procurar por outra pessoa se um cliente cancelar. O sistema preencherá o novo horário com a próxima pessoa na lista automaticamente.

Dê retornos aos clientes que não compareceram

Quando um cliente aparece e a reunião corre como o planejado, enviar notas de acompanhamento é uma ideia brilhante. Isso, no entanto, pode ser uma ferramenta ainda mais vital para aqueles que falharam em comparecer.

Se um cliente falta a um compromisso, a primeira coisa que você pode fazer é contatá-lo para perguntar de seu paradeiro. Caso eles tenham apenas esquecido ou tenham uma boa justificativa para a falta, você pode continuar oferecendo assistência, se possível. Se não, demonstre que você está ciente da situação e faça um esforço para reagendar a reunião assim que possível.  

Se você não fizer os procedimentos corretos por telefone, pode ter problemas em mantê-los no caminho certo. Pode ser que os clientes não possam confirmar o reagendamento. Se esse for o caso, pergunte qual o melhor momento para que você entre em contato.

Tente ser pontual

Pontualidade é uma das qualidades mais importantes de uma companhia. Se você continua aparecendo na hora combinada para suas reuniões e permanece fazendo aquilo que se comprometeu a fazer, isso prova que você se importa com as pessoas que atende.

No entanto, ser pontual não o livra de contratempos. Esforce-se para levar em consideração esses imprevistos ao planejar seu dia ou semana para evitar transtornar seus clientes caso fique impossibilitado de comparecer ao compromisso devido às circunstâncias.

Mostre sua gratidão

Apreciação nem sempre envolve dar presentes ou fazer grandes gestos. Ela pode ser simples como um “obrigado” dito com sinceridade. Existem várias formas de mostrar aos seus clientes que você os valoriza. O método mais simples é agradecê-los pessoalmente e enfatizar quão importantes eles são para a companhia.

Enviar notas de agradecimento escritas à mão ou cartões personalizados também é uma boa opção que faz com que os clientes se sintam bem recebidos e únicos – e quando nos sentimos especiais, desejamos ser gentis com a pessoa que nos causou esse sentimento.

A probabilidade é menor de que clientes que recebem mensagens de agradecimento cancelem seus compromissos.

Tente enviar lembretes

Você pode ser uma pessoa ocupada que gostaria que todos os seus clientes valorizassem seu tempo e chegassem no horário combinado. Mas tenha em mente que seus contratantes ainda estão à mercê do tempo e podem esquecer sobre o agendamento que fizeram com você.

Enviar notas de agendamento e deixá-los saber que você tem consideração o suficiente para oferecer sua assistência por meio de lembretes é uma abordagem simples e eficaz.

No entanto, mesmo que você envie lembretes, os clientes ainda podem falhar em comparecer ao compromisso. E ainda que faltas raramente sejam deliberadas, talvez seja uma boa ideia removê-los.

Com o sistema Agendamento Link, você pode enviar notificações via SMS, e-mail e WhatsApp aos seus clientes.

Conscientize-os

Você pode fazer várias coisas para conscientizar seus clientes. O método financeiro é um dos mais potentes.

Em outras palavras, você deve marcar os compromissos com antecedência. Não exija que eles paguem a quantia integral antes do compromisso, mas cobre uma pequena parte. Isso os fará pensar duas vezes antes de cancelar o agendamento.

Conclusão

No geral, se você deseja aumentar sua taxa de comparecimentos, pode demonstrar que é a melhor escolha disponível e oferecer uma oportunidade para que os clientes entrem em contato. Agendamentos pré-pagos são adequados para alguns negócios; para outros, atualizações são o suficiente. Você pode ter que optar por alguma opção. Avalie o que funciona melhor para sua companhia e não se esqueça de convencer seus clientes de que você é a melhor opção.