Como Escrever um E-mail de Confirmação? | Guia Completo

O marketing por e-mail é, de longe, uma das técnicas de marketing digital mais produtivas no mundo atual. Essa pode ser uma forma inteligente de construir um relacionamento com seus clientes e ganhar sua confiança, especialmente se seu negócio envolve agendamentos.

De acordo com estudos, mais de 50% das pessoas checam seus e-mails logo antes de se levantarem. Essa é a razão pela qual você deve falar com essas pessoas por meio dessa ferramenta. Comece a mandar e-mails, mas nada do tipo “Oi, querida, bom dia!”, pois isso pode ser um pouco estranho!

Apenas pegue um papel e caneta e estaremos felizes em ajudá-lo com algumas dicas sobre como fazer isso – sem entender o que é, você não será capaz de escrever um e-mail de confirmação muito atraente.

O que são confirmações de agendamentos?

A confirmação de um agendamento garante que tudo atenda às suas expectativas. Ao confirmar os horários, você passa a mensagem de que está levando seus clientes a sério.

A confirmação de agendamentos pode ajudar com adversidades ou mudanças de planos se for o caso. Se você tem um negócio que fornece serviços agendados como consultas, entrevistas e reuniões, precisa integrar mensagens de confirmação de agendamentos ao seu serviço ao cliente.

Sejam via SMS, WhatsApp ou e-mails, mensagens de confirmação de agendamentos devem possuir um link clicável para confirmar o horário.

Quer suas confirmações de agendamento sejam enviadas a clientes ou funcionários, deve haver um certo critério a seguir – deve-se considerar, por exemplo, se o destinatário deseja confirmar o agendamento ou solicitar um reagendamento.

Incluímos funcionários porque existem situações em que membros de uma equipe esquecem que têm horários reservados. Especialmente em empresas de serviços agendados como clínicas, consultórios e salões de beleza, que recebem múltiplos clientes ao dia. Um e-mail de confirmação de agendamento é uma ótima forma de lembrar a equipe de seus próximos compromissos.

O que é um e-mail de confirmação?

Um e-mail de confirmação de agendamento é uma mensagem entregue a: visitantes do website que tenham preenchido um formulário de agendamento, clientes que tenham reservado um horário e membros de sua equipe. Esses e-mails são usados para confirmar o agendamento e fornecer ao cliente as informações mais relevantes em relação à reserva.

Por que confirmar agendamentos via e-mail?

Às vezes, os clientes podem esquecer que estão com um horário agendado, e, nesse contexto, escrever um e-mail de confirmação é um excelente método de relembrá-los. Se eles fizeram um agendamento com você, o e-mail de confirmação será a primeira mensagem individual que eles receberão de sua companhia. Aproveite a chance para fazer um elogio, acrescentar links úteis e a opção de reagendamento, se necessário. Um bom e-mail de confirmação também cria uma primeira impressão positiva.

Quando você envia confirmações de agendamentos, seu negócio aparenta ser mais respeitável e bem dirigido. Como consequência, você ganha a reputação de ser um ótimo fornecedor de serviços e isso pode destacá-lo entre a concorrência.

Quando enviar um e-mail de confirmação?

Muitas companhias optam por enviar um e-mail adicional ao cliente logo antes do agendamento caso eles tenham feito sua reserva com antecedência. Essa pode ser uma mensagem mais curta com prioridade na data, horário e localização.

Você também pode enviar dois e-mails de confirmação: um no momento da reserva e outro 24 horas antes. O cliente pode então acessar o calendário e ter a oportunidade fazer modificações caso seja necessário cancelar.

Como escrever um e-mail de confirmação?

E-mails de confirmação fazem parte da estratégia de marketing de retenção de clientes. Sua transação está feita, portanto, sua atenção agora deve estar focada em mantê-los voltando para mais. Uma marca clara e a satisfação do cliente são a chave para estabelecer confiança em sua companhia.

O que você deve levar em consideração ao confirmar um agendamento por e-mail?

Após explicar o que é e porque enviar um e-mail de confirmação, agora estudaremos mais profundamente alguns importantes passos.

1. Mostre sua companhia

Acrescente seu logo, bem como fontes, cores e imagens que enfatizem o reconhecimento da sua marca. Se você usa redes sociais, é simples inserir links de redirecionamento para os seus perfis na sua assinatura de e-mail.

2. Fale por meio de sua marca

Enquanto você cria seu e-mail de confirmação, tenha em mente que a formalidade deve refletir a entonação geral da sua marca. Escolher um tom mais profissional é excelente se você possui um website médico, mas seu e-mail de confirmação pode ser divertido se você, por exemplo, tem um site voltado para a psicologia. Crie o e-mail no mesmo estilo do seu website.

3. Crie um design que chame atenção

E-mails de confirmação de agendamento devem ser tão fáceis quanto possível de se ler e compreender. Mas não se deixe levar pela criatividade a ponto de fazer com que a mensagem perca seu significado.

4. Confira o e-mail em diferentes dispositivos

A qualidade do e-mail deve ser tão boa quanto sua habilidade de navegar em diferentes dispositivos móveis. Faça testes para garantir que seus clientes possam lê-los não importa onde estiverem.

Alguns pontos de como escrever um e-mail de confirmação

1. Escolha o assunto do e-mail apropriadamente

O assunto do e-mail muito provavelmente será a primeira coisa que o cliente verá após o agendamento.

O e-mail deve ser construído de tal forma que a data e o horário do agendamento apareçam na descrição – dessa forma, seu cliente será informado do agendamento toda vez que conferir a caixa de entrada.

2. Quem é você?

Certifique-se de fornecer seu nome completo e título, ou o nome completo e título de qualquer membro da equipe com quem o cliente esteja se encontrando. Seu cliente pode precisar entrar em contato com você, então, inclua números telefônicos, endereços e outras informações de contato.

3. Esclareça o tipo de agendamento

De acordo com o setor, o nível de detalhes que você fornece terá variações. No caso de agendamentos médicos ou legais, por exemplo, o cliente terá acesso a um resumo detalhado dos serviços agendados. Um coach, por outro lado, pode não saber como será uma sessão até que ela aconteça. É melhor ser tão específico quanto possível para evitar quaisquer desentendimentos se o cliente esquecer qual o compromisso em primeiro lugar.

4. Mantenha o conteúdo curto

Seu receptor perderá o interesse na mensagem se o e-mail for muito longo. Se você quiser manter a atenção do seu cliente, escreva uma mensagem breve e intrigante.

Outros significativos detalhes que você precisa incluir ao conteúdo incluem:

• Data e hora – as duas informações mais cruciais
• Um mapa integrado ou endereço anexado a um mapa para facilitar a localização. Considere colocar uma nota de ponto de referência caso tenha algum por perto, especialmente se as pessoas geralmente têm problemas em encontrar seu espaço. Inclua links para webinários ou chats se o agendamento for online.
• Considere incluir sua política de cancelamento e pagamento caso o cliente tenha feito um depósito de garantia. A política deve ser clara e exibida proeminentemente para que possa ser reforçada da melhor forma possível.
• Evite usar gírias em sua comunicação. A atenção do seu receptor pode ser diminuída por erros gramaticais, então, use a linguagem formal para evitá-los.

5. Personalização

Se você entende o que configura um e-mail de confirmação do ponto de vista do receptor, adicionará um toque de personalização ao seu e-mail. Por uma variedade de razões, personalizar seus e-mails de confirmação é uma boa ideia. A maior vantagem é que você estará começando um diálogo direto com o cliente, o que tem impacto na hora de se conectar a ele.

Use o nome do cliente de um modo que seja confortável para ele. Se isso fizer parte da sua identidade, pense sobre os pronomes empregados. Na verdade, usar pronomes neutros como padrão é uma ótima abordagem para incluir todos que você estiver contatando sem mencionar gênero.

Para criar marcadores de horários reservados, use as capacidades do seu cliente de e-mail. Isso permite que você acrescente mensagens particulares (como nome), que subsequentemente são preenchidas quando o documento é enviado ao cliente.

6. Acrescente um link para o calendário

É possível adicionar um link de calendário para um serviço na maior parte dos clientes de e-mail. Os vinculados com mais frequência são o Google Calendar e o Gmail, por exemplo. Os poucos cliques extras, independentemente da plataforma que você esteja usando, garantirá que seu cliente não perca o agendamento.

7. Agradeça seus clientes

Uma breve nota de agradecimento é praticamente obrigatória. Considere também dar rápidas boas-vindas se esse for o primeiro de uma série de agendamentos. Acrescentar esses toques pessoais pode ser algo fácil de se ignorar, mas se você o fizer, sua civilidade profissional poderá ajudá-lo a se destacar na multidão.

Uma simples amostra de como escrever um e-mail de confirmação:

Assunto: Parabéns! Sua reserva foi confirmada!

Querido(a) [nome],

Obrigado por sua reserva.

Seu horário de [tipo de reserva] está agendado para [dia da semana], [data/mês/ano].

Precisa mudar seu agendamento?

Para fazer mudanças em sua reserva, clique aqui, ligue (00) 00000-0000 ou responda a esse e-mail.

Por favor sinta-se livre para me contatar caso tenha alguma dúvida. Eu estarei pronto para fornecer a assistência necessária.

Estamos ansiosos para o seu horário!

Atenciosamente, [nome da empresa].

Esperamos que essa simples amostra lhe ajude!

Conclusão

Nesse artigo, o informamos sobre o que é um e-mail de confirmação, por que ele é importante e como escrever um bom e-mail. Para sua informação, existe um ótimo sistema de agendamentos para o agendamento de horários em qualquer tipo de negócio: o Agendamento Link. Sugerimos que você faça o teste de 30 dias para saber mais!