Como Adicionar Conferências no Zoom ao seu Google Agenda

O que é Zoom?

Conforme milhões de pessoas se viram obrigadas a permanecer em casa devido ao COVID-19, muitas descobriram criativos métodos para virtualmente manter a sociedade viva. E um dos vários serviços de conferência à distância, o Zoom, tomou a liderança graças a suas fortes políticas de separação e à profunda ressonância dentro dessa nova cultura de distanciamento social.

O Zoom parece ter se popularizado entre pais, colegas de trabalho, amigos, avós e vizinhos. Pessoas passaram a utilizar a plataforma para manter contato com seus entes queridos, criar clubes digitais e até mesmo planejar casamentos e festas. Ao menos no mundo do consumidor amplo, o principal ponto de venda do aplicativo é a oferta de videochamadas gratuitas de 40 minutos com até 100 participantes. É fácil de utilizar – nenhum log-in é necessário para participar de uma reunião – e a interface do usuário é muito simples.

Para começar a utilizar o Zoom, você não precisa adquirir uma assinatura premium. Na realidade, se alguém organizar uma reunião no aplicativo e convidá-lo, tudo que você precisa fazer é seguir as instruções no e-mail de convite e começar com o Zoom. Você deverá clicar no link para instalar o software e então inserir o código da conferência para se juntar à reunião.

Adicionalmente, você pode adicionar sua conferência no Zoom ao Google Agenda para tornar todo o processo de agendamento muito mais fácil e atingir uma maior eficiência na gestão diária do seu trabalho.

Quer aprender algumas vantagens da plataforma Zoom? Continue lendo!

1. Funcionalidade

Você pode participar de uma videochamada usando seu desktop, laptop ou dispositivo móvel. O aplicativo Zoom é uma ferramenta multiplataforma de conferências que pode ser executada nos sistemas operacionais Windows, Mac, Linux, iOS e Android. A equipe desenvolvedora expande sua capacidade por meio da adição de Zoom Rooms (um jeito simples de habilitar salas de reuniões de vídeo). Além disso, os gadgets Zoom o auxiliam a configurar videoconferências de uma maneira que nenhum outro programa pode.

2. O preço do Zoom é bom para o seu orçamento

O programa é gratuito para uso pessoal e de pequenas empresas, o que o distingue do resto dos aplicativos de videoconferências, que geralmente são bastante caros. Seu preço para companhias comerciais, por outro lado, se mostra bem razoável e não impõe nenhuma dificuldade aos consumidores. É fácil ver a diferença quando se compara os custos iniciais para viagens de negócios, reuniões individuais e utilidades. Para mais informações, aqui estão as tabelas de preço:

• Profissional: US$14,99 por mês com até 100 participantes
• Corporativo: US$19,99 por mês com reuniões que podem incluir até 300 participantes
• Empresarial: US$19,99 por mês com possibilidade de até 500 participantes
• Zoom Rooms: US$49 por mês
• H.323 Room Connector: US$49 ao mês
• Video Webinar: US$40 com possibilidade de até 100 participantes

3. Funcionalidade extensiva e ferramentas de produtividade

Destacando-se entre recursos de videochamadas e plataformas de mensagens, essa é uma rica ferramenta voltada tanto à produtividade quanto à interação. Por exemplo, é possível utilizar recursos de compartilhamento de tela e anotações para interagir durante reuniões remotas. As sessões podem ser gravadas localmente por meio da nuvem ou de um plano pago.

Os cenários virtuais permitem que os usuários personalizem mais, maximizem o profissionalismo e suas apresentações, preservem sua marca pessoal ou corporativa e protejam sua privacidade. Os planos pagos oferecem opções avançadas, como agrupamento e administração de usuários, salas de reuniões, painel administrativo, gravações com transcrição e registro de conversas, entre outros.  

4. Você pode adicionar uma conferência no Zoom ao Google Agenda

Mais de 1,2 bilhão de pessoas utilizam o Google Agenda para manter rastro de suas atividades diárias. O Zoom é totalmente compatível com esse serviço, o que ajuda todos os funcionários a ficarem atentos quanto à sua próxima conferência online.

Alguns dos componentes mais cruciais de se organizar uma reunião online são organização e agendamento. Ao contrário do ambiente corporativo, onde você pode se comunicar com as pessoas diariamente e lembrar todos das reuniões, uma reunião online é altamente dependente da memória de todos.

Como resultado, garantir que seu evento seja compatível com o Google Agenda é um fantástico jeito de começar. Contar com uma opção integrada para agendar videoconferências é crítica para indivíduos que utilizam esses serviços com frequência.

Simplesmente adicione uma reunião no Zoom à sua agenda do Google para que todos cheguem a tempo.

Esse é o passo-a-passo para adicionar uma reunião no Zoom ao Google Agenda

Configuração e instalação

Você pode instalar o add-on G Suite à sua conta Google se tiver uma. Após instalar o add-on, você deve utilizá-lo no aplicativo móvel do Google Agenda. Por favor siga os passos abaixo para instalar:

• Faça log-in com sua conta Google;
• Vá ao Marketplace G Suite e procure por “Zoom”;
• Navegue até o add-on Zoom para G Suite;
• Clique “Install” e então “Continue”;
• Examine os termos de serviço e então selecione a opção “Accept”.

Ao entrar em sua conta, você pode adicionar a conferência no Zoom ao seu Google Agenda

• Entre no Google Agenda por um navegador;
• Clique no logo do Zoom no painel à direita;
• Caso seja exigido, clique em “Authorize Access” e siga as instruções na tela para permitir que o Zoom acesse sua conta Google;
• Entre clicando no botão “Sign in” e seguindo o passo-a-passo exibido.

Usando o Google Agenda para marcar uma reunião

• Entre no Google Agenda por meio de um navegador;
• Clique em “Create” ou selecione uma janela de tempo no calendário para sua reunião;
• Insira as informações da reunião, tais como título, lugar e lista de convidados. Se mais opções forem exigidas, cliquem em “More options”;

Nota: apenas atualizações no assunto, data, hora e fuso horário da reunião serão sincronizadas ao portal online e cliente/aplicativo Zoom. Todas as informações adicionais da reunião serão apenas aplicáveis ao evento no Google Agenda.

• Selecione “Zoom Meeting” na opção “Add video conferencing”. As opções de participação da reunião serão adicionadas ao Google Agenda;
• Salve seu progresso clicando no botão “Save”.

Na realidade, com um sistema de agendamentos online integrado ao Zoom, você não precisará agendar e combinar horários em múltiplas localizações: o sistema Agendamento Link será suficiente.

Aqui estão alguns passos que você deve seguir para integrar o Zoom ao Agendamento Link

• Vá até https://marketplace.zoom.us/ para saber mais;
• Entre clicando no botão do canto superior direito no website;
• Selecione o menu “Develop”, seguido pela opção “Build APP”;
• Selecione o primeiro da lista – JWT method;
• Você será enviado à página do aplicativo. Insira suas informações do aplicativo, tais como nome do aplicativo, nome da companhia, nome e endereço de e-mail;
• Clique no botão “Continue”. No próximo passo, você verá sua Chave API e Segredo API;
• Copie a Chave API e o Segredo API e continue clicando no botão “Continue”;
• Clique no botão “Continue” mais uma vez e salve sua Aplicação;
• Vá até Agendamento Link > Definições > Configurações de Integrações e ative a integração com Zoom;

• Preencha a área de Reunião com sua Chave API e Segredo API. Palavras-chave podem ser usadas nos campos Descrição do Tópico e Descrição da Reunião. Clique no botão “Lista de Palavras-Chave” para receber uma lista de palavras-chave prontas.
• O sistema Agendamento Link gera uma senha aleatória de 8 caracteres para suas reuniões no Zoom por padrão. Você pode desativar as senhas aleatórias para a opção de reuniões se quiser criar reuniões sem uma senha.
• Conecte seus funcionários Agendamento Link com usuários do Zoom. Para fazer isso, navegue até Agendamento Link > Profissional. Edite a aba Profissional selecionando-a. O campo de usuário do Zoom está localizado na parte inferior do formulário de edição. Salve o formulário após selecionar o usuário Zoom.
• Ative o Serviço que você precisa integrar ao Zoom. Para fazer isso, é preciso editar seu Serviço e habilitar a opção Ativar Zoom;
• Você pode adicionar uma URL de reunião em suas notificações de e-mail e SMS usando 2 palavras-chave prontas:

1. {zoom_meeting_url} – essa é a URL de reunião.
2. {zoom_meeting_password} – essa é a Senha da Reunião

Isso é tudo! Sua conta Agendamento Link está totalmente linkada à sua conta Zoom! Para ver mais recursos em prática, faça o teste gratuito de 30 dias.